Betriebliche Abläufe werden immer komplexer. Daher ist es wichtig, alle Aspekte durchgängig zu planen und präzise aufeinander abzustimmen. Diese Arbeit wird durch die ERP Systeme deutlich vereinfacht. Die Abkürzung steht für Enterprise Resource Planning. Das bedeutet, es werden sämtliche betrieblichen Ressourcen koordiniert und optimal aufeinander abgestimmt. Im ersten Moment hört sich dieses Modell sehr kompliziert an, doch wenn alles eingerichtet ist, bringt ein solches System eine enorme Effizienzsteigerung. Warum das so ist, wird nachfolgend etwas näher beschrieben. Doch zunächst sollte geklärt werden, wie die heutigen ERP Systeme überhaupt entstanden sind.
Die Entstehung der ERP Systeme
Die ersten Systeme dieser Art fanden ihren Anfang bereits in den 60er Jahren des vergangenen Jahrhunderts. Damals wurden sie jedoch noch MRP genannt. Diese Abkürzung steht für Material Resource Planning. Übersetzt könnte es als Materialbedarfsplanung bezeichnet werden. Diese Planungsmethoden waren seinerzeit in der Industrie ein wichtiges Thema. Schon damals wendeten sich die industriellen Betriebe davon ab, große Materialbestände anzulegen. Die Materialbeschaffung wurde für jedes Projekt individuell geplant. In der damaligen Zeit war das schon eine gewisse logistische Herausforderung. Aufgrund der hohen Effizienz haben sich diese innovativen Systeme jedoch durchgesetzt und wurden sogar noch erweitert.
Nachdem sich herausstellte, dass eine optimale Planung im Bereich der Materialbeschaffung den betrieblichen Erfolg nachhaltig erhöht, wurden diese Maßnahmen auch in der Produktion gestartet. Sowohl bei der Herstellung als auch bei der Zusammenführung sowie der Montage wurden Verbesserungen erzielt, die zu einer Erhöhung des Umsatzes führen. Daher wurden diese Techniken schon in den 80er Jahren erfolgreich angewendet. Inzwischen umfassen die ERP Systeme noch mehr Kompetenzen.
So funktionieren moderne ERP Systeme
Da sich inzwischen die digitale Datenverarbeitung durchgesetzt hat, konnten die Systeme noch um viele weitere Funktionen ergänzt werden. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
- Materialbeschaffung
- Personalmanagement
- Betriebsabläufe
- Finanzen
- Logistik
Welchen Umfang das ERP System bietet, hängt stark vom jeweiligen Betrieb ab. Die Betriebsleitung legt selbst fest, in welchen Bereichen eine optimale Planung am meisten einbringt. Inzwischen sind die ERP Systeme softwarebasiert, sodass sie relativ einfach zu handhaben sind. Daten können in Echtzeit erfasst und ausgewertet werden. Dadurch sind die Systeme sehr viel flexibler als in der Anfangszeit.
Viele betriebliche Abläufe werden mitunter schon weitestgehend automatisiert geplant und überwacht. Was in früheren Zeiten von mehreren Mitarbeitern in aufwendiger Arbeit ermittelt wurde, übernimmt heute die Software. Materialeingänge und Produktionsbedingungen sind sofort in allen Bereichen kontrollierbar und steuerbar. Es ist jederzeit möglich, Eingriffe in den Betriebsablauf vorzunehmen. Gerade das macht die modernen ERP Systeme für viele Unternehmen so interessant.
Was können die modernen ERP Systeme?
Auf jeden Fall führen diese Systeme, sofern sie richtig eingesetzt sind, zu einer Steigerung der Leistung. Daraus resultiert dann in der Regel auch ein höherer Gewinn. Zudem wird das gesamte Management entlastet. Die modernen ERP Systeme benötigen keinen großen Arbeitsaufwand. Daher finden auch Einsparungen im Personalbereich statt. Im Vergleich zur klassischen Warenwirtschaft erhöhen die Systeme die Effizienz im erheblichen Maße.
Nicht nur die Materialwirtschaft steht im Fokus. Genauso bieten die Softwarelösungen eine große Hilfe beim Personalmanagement und auch im Bereich des Rechnungswesens. Mitunter werden auch die Bereiche Marketing, Verkauf oder auch Forschung abgedeckt. Es stehen also umfangreiche Analysefunktionen und Steuerungsmöglichkeiten zur Verfügung. Es ist sicherlich vorteilhaft, die einzelnen Funktionen näher zu erläutern.
Ermittlung des Bedarfs
Am Anfang einer Produktion steht immer die Ermittlung des Bedarfs. Daher ist dieser Posten eng verwand mit der Materialbedarfsplanung. Es geht dabei um den Erwerb der erforderlichen Rohstoffe. Aber auch der Bedarf an Werkzeugen oder Materialien zur Weiterverarbeitung fließen hier mit ein. Zur Bedarfsermittlung im Produktionsprozess gehört auch die Arbeitszeit. Es muss also von vornherein klar sein, wie viele Angestellte für die Produktion erforderlich sind. Die Bedarfsermittlung ist ein umfangreiches Gebiet. Dazu gehören ja auch noch die Betriebsstoffe und nicht zu vergessen die Energie.
Mitunter sind auch größere Mengen an Rohmaterialien erforderlich, um die Produktion zu starten. Daher müssen auch Aspekte bezüglich der Logistik mit einbezogen werden. Dazu gehört unter anderem auch die Lagerwirtschaft. In einem ERP System kann auf Anhieb der aktuelle Lagerbestand ermittelt werden. Treffen neue Waren ein, wird das System sofort aktualisiert. Das ist bei diesen Lösungen ein ganz besonderer Vorteil.
Die Personalwirtschaft ist wichtig
Personalkosten gehören meistens zu den größten Kostenpunkten. Daher ist eine exakte Kalkulation in diesem Bereich wichtig für den betrieblichen Erfolg. Eine fehlgeschlagene Personalwirtschaft führt nicht selten zu größeren Verlusten im Betriebsergebnis. Soll beispielsweise die Produktion erhöht werden, müssen manchmal zusätzliche Arbeitskräfte eingestellt werden. Mit einer ausgeklügelten Planung lässt sich jedoch in vielen Fällen eine deutlich bessere Auslastung erzielen. Das bedeutet nicht, dass die Angestellten Überstunden machen sollen oder einfach schneller arbeiten müssen.
Mitunter lassen sich ganz einfach mehrere Tätigkeiten zusammenlegen, um eine bessere Effizienz zu erzielen. Was in diesem Bereich möglich ist, lässt sich ebenfalls mit einem ERP System herausfinden.
Optimierung der Produktion
Bei der Produktion müssen viele einzelne Arbeitsschritte exakt aufeinander abgestimmt sein. Sonst führt es dazu, dass die Produktion in einigen Bereichen ins Stocken gerät, weil Teile nicht rechtzeitig nachgeliefert oder weiterverarbeitet werden.
In zahlreichen Unternehmen, die im produzierenden Gewerbe tätig sind, lassen sich meistens noch Optimierungen erzielen. Mit den ERP Systemen sind in diesem Bereich sehr präzise Analysen möglich.
Einbindung von CRM Systemen
Im Marketing- und Vertriebsbereich gewinnt die Kundenbindung zunehmend an Bedeutung. Daher kommen immer häufiger CRM Systeme zum Einsatz. Die Abkürzung steht für Customer Relationship Management. Derartige Managementsysteme sind deshalb so wichtig, weil eine Bindung zu den Kunden von elementarer Bedeutung für den geschäftlichen Erfolg ist. Aus diesem Grund lassen sich CRM Systeme recht einfach in die neuesten ERP Systeme integrieren. Das ist natürlich eine hervorragende Bereicherung, weil damit nahezu alle betrieblichen Abläufe an einer zentralen Stele analysiert und verwaltet werden können.
Der Vorteil besteht darin, dass auf Veränderungen immer sofort reagiert werden kann. Es stehen für alle wichtigen Betriebsabläufe und auch für das Kundenverhalten zu jeder Zeit aktuelle Daten bereit. Ändert sich also das Kundenverhalten, kann schon rechtzeitig gegengesteuert werden, bevor es zu Rückgängen beim Umsatz kommt. Ein wichtiger Aspekt für den Erfolg eines Unternehmens sind die Verkaufsanalysen. Steigt beispielsweise die Nachfrage, kann dies sofort zu einer erhöhten Materialbeschaffung führen und die Personalplanung entsprechend angepasst werden.
Da sämtliche Prozesse ineinandergreifen, gibt es deutlich weniger Verluste. Bevor die ERP Systeme mit CRM Einbindung in den Betrieben eingeführt wurden, dauerte es immer sehr lange, bis die neuesten Verkaufsanalysen erstellt und die Konsequenzen daraus gezogen werden konnten. Die unterschiedlichen Abteilungen im Betrieb mussten immer miteinander kommunizieren. Das war früher mitunter sehr zeitaufwendig. Zudem traten immer wieder Probleme aufgrund von Missverständnissen auf. Diese Probleme treten mit den modernen ERP Systemen nicht mehr auf.
Controlling der Finanzen
In jedem Betrieb müssen auch die Finanzströme kontinuierlich überwacht werden. Dazu gehören:
- Rechnungswesen
- Löhne und Gehälter
- Betriebliche Ausgaben
- Steuern
- Reisekosten
Zur Erfassung und Auswertung sämtlicher Kostenpunkte in einem Unternehmen stehen für die meisten ERP Systeme zusätzliche Plug-ins zur Verfügung. Damit werden diese Systeme abgerundet, sodass sie einen hervorragenden Überblick über die jeweilige Situation des Betriebs bieten. Der aufwendige Datenaustausch zwischen den einzelnen Abteilungen fällt weg. Dadurch wird auch gleichzeitig eine Fehlerquelle eliminiert.
Welche ERP Systeme stehen zur Verfügung?
Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen in diesem Bereich. Viele namhafte Hersteller bieten Lösungen an, die mit unterschiedlichem Funktionsumfang ausgestattet sind. Zu den bekanntesten gehören SAP und Oracle. Diese sind schon seit vielen Jahren erfolgreich auf dem Markt. Sie bieten insbesondere sogenannte On Premise-Lösungen an. Das heißt, die Systeme werden auf betriebseigenen Servern installiert und von der EDV-Abteilung gepflegt. Da nicht jedes Unternehmen eine eigene IT-Abteilung hat, kamen lange Zeit solche Systeme ausschließlich für große Konzerne infrage. Für kleine oder mittelständische Unternehmen wäre es viel zu kostenintensiv gewesen, eigene Server einzurichten und Informatiker einzustellen.
Doch in der letzten Zeit gibt es die ERP Systeme auch als cloudbasierte Lösungen. Es gibt verschiedene Anbieter für Navision in Deutschland. Dieses System steht auch als Integration in Microsoft Office 365 zur Verfügung. Da es vollständig in der Cloud arbeitet, ist keine Installation erforderlich. Dieses System bietet von der Finanzbuchhaltung über die Materialwirtschaft bis hin zum CRM alles, was für den betrieblichen Ablauf von Bedeutung ist. Ein wesentlicher Vorteil ist die relativ einfache Bedienung. Jeder Mitarbeiter, der im Umgang mit einem PC vertraut ist, kann mit Microsoft Dynamics NAV arbeiten. Es ist lediglich eine kurze Einarbeitungszeit erforderlich. Daher gewinnt dieses System zunehmend an Beliebtheit und hat sich in der Rangordnung bereits auf Platz zwei etabliert. An erster Stelle ist nach wie vor das bekannte System SAP zu finden.
Dynamics NAV eignet sich für zahlreiche Betriebe
Ein wesentlicher Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass keine Investitionen in teure Hardware anfallen. Zudem braucht sich kein Mitarbeiter um die Wartung, wie beispielsweise Updates oder vollständiges Löschen bestimmter Inhalte, zu kümmern. Das ganze System wird einfach gemietet und interagiert perfekt mit allen anderen Produkten von Microsoft 365. Daher ist Dynamics NAV auch inzwischen zum beliebtesten ERP System des Mittelstands geworden. Mittlerweile nutzen auch schon viele kleinere Betriebe die Vorteile dieser Lösung.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass eine mobile Nutzung möglich ist. Da die Systeme komplett in der Cloud laufen, kann jeder Mitarbeiter auch mit mobilen Endgeräten auf wichtige Betriebsdaten zugreifen. Die Eingabe und auch die Analyse der Daten sind von jedem Smartphone, Tablet oder Notebook aus möglich. Da kommt natürlich sofort die Sicherheitsfrage auf. Bezüglich der Sicherheit gibt es aber überhaupt keine Probleme. Der Systemadministrator, bei dem es sich in kleineren Betrieben meistens um den Chef handelt, regelt ganz genau, welcher Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Daten erhält. Es gibt nicht nur Freigaben für den Lese- oder Schreibzugriff bestimmter Daten. Vielmehr wird festgelegt, auf welche Datenbereiche überhaupt Zugriff gewährt wird. Beispielsweise benötigt ein Monteur im Außendienst Zugriffe auf Lagerbestände, aber keinen Zugriff auf Daten der Finanzbuchhaltung. Es gibt nur wenige Mitarbeiter, die einen Vollzugriff auf alle Daten der ERP Systeme bekommen. In größeren Betrieben sind es zumeist die Mitarbeiter in der Geschäftsführung. In kleinen und mittelständischen Betrieben ist es in der Regel nur der Betriebsleiter, der auf alle Daten uneingeschränkt zugreifen kann. Der Nachteil dieser Systeme besteht eigentlich nur darin, dass der Administrator genau wissen muss, welcher Mitarbeiter auf bestimmte Inhalte zugreifen darf. Es ist nicht immer ganz einfach, die Zugriffsrechte einzurichten. Auf jeden Fall muss verhindert werden, dass betriebsinterne Daten unkontrolliert an Dritte gelangen können.
Fazit
- ERP Systeme haben sich über mehrere Jahrzehnte zu dem entwickelt, was sie jetzt sind.
- Sie bilden sämtliche betriebliche Daten ab und lassen Änderungen sofort sichtbar werden.
- Diese Systeme sind für jeden Betrieb eine enorme Bereicherung, weil sie zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit beitragen.
- Da es mittlerweile auch cloudbasierte Systeme, wie Microsoft Dynamics NAV gibt, profitieren auch kleine und mittelständische Unternehmen von den Vorteilen.
- Es ist jedoch eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich, damit die Zugriffsberechtigungen gezielt vergeben werden.
